IL SERVIZIO GRATUITO DELL’AGENZIA DELLE ENTRATE E’ COSI’ CONVENIENTE? esaminiamo alcuni punti interessanti

1) ACCORDI NON NEGOZIABILI

L’adesione al servizio di conservazione dell’AdE avviene esclusivamente a seguito della sottoscrizione dell’accordo standard previsto dall’Agenzia, contenente condizioni e SLA predefiniti e non negoziabili, senza che sia previsto alcun tipo di contrattazione sullo stesso.

2) ARCHIVI FRAMMENTATI

Utilizzare un sistema terzo come quello dell’AdE, per gestire solo alcune tipologie documentali (fatture), significherebbe frammentare l’archivio fiscale. Ciò comporta una dispersione dell’informazione e inefficienze legate alla non corretta archiviazione dei file.

3) MANCATA CONSERVAZIONE DI RICEVUTE, DATI E DOCUMENTI INTEGRATIVI

Il servizio non contempla la conservazione di tutta una serie di informazioni significative per la completezza dell’archivio fiscale.  Il servizio di conservazione offerto dall’Agenzia delle Entrate, consente esclusivamente la conservazione delle fatture in formato XML; ad esempio, il servizio non prevede, perlomeno esplicitamente, la possibilità di portare in conservazione le ricevute e le notifiche generate dal Sistema di Interscambio.

Inoltre, il decreto sull’IVA (art. 25 DPR 633/72) impone che venga documentata la relazione tra la fattura d’acquisto ed il registro IVA. Tale aspetto, nel caso delle fatture elettroniche, viene di prassi garantito mediante l’associazione dei dati annotati nell’apposito registro IVA alla fattura elettronica, “cristallizzando” le informazioni nel sistema di conservazione in modo immodificabile. Delegando l’attività di conservazione all’Agenzia delle Entrate la suddetta relazione non verrebbe sottoposta al processo di conservazione: l’AdE conserva esclusivamente la fattura in formato XML. Attraverso un servizio integrato e personalizzato è invece possibile portare in conservazione, oltre all’XML, anche i dati arricchiti con la relazione tra registro IVA e fattura.

Oltre alla mancanza delle informazioni di protocollazione delle fatture passive, vi sono anche i contesti di integrazione della fattura passiva, citati anche dalla stessa agenzia nell’ultima circolare (si pensi, in generale, alle ipotesi di inversione contabile di cui all’articolo 17 del d.P.R. n. 633 del 1972). Contesti per i quali l’Agenzia delle Entrate suggerisce l’utilizzo di un documento integrativo, il quale però non verrà portato in conservazione dal servizio offerto da AdE.

4) CARICAMENTI MANUALI

L’accesso ai servizi dell’AdE non è, perlomeno al momento, automatizzabile. Stando agli accordi di servizio attualmente resi disponibili dall’Agenzia, infatti, il conferimento dei lotti deve avvenire manualmente tramite le funzionalità di upload disponibili sull’area di fruizione dei servizi di fatturazione. Un processo del genere, è chiaramente non sostenibile per volumi considerevoli di documenti fiscali, che necessitano di automatismi sia per la gestione del flusso delle fatture che per la loro conservazione.

5) POSSIBILITÀ DI CONFLITTO DI INTERESSI IN CASO DI CONTESTAZIONI ADE

Va infine valutato se sia opportuno affidare la conservazione di documenti con valenza fiscale ad un soggetto che possa costituire controparte in un eventuale procedimento giudiziario.

e … altro ancora

  • Responsabilità dei documenti

Leggendo con attenzione le condizioni generali dell’Accordo di Servizio (art.2) si nota che:

Il contribuente, che ai sensi di legge resta il Responsabile della conservazione, si impegna a mettere a disposizione dell’Agenzia, previa verifica della loro integrità e leggibilità, le fatture elettroniche da sottoporre a conservazione, anche secondo le modalità descritte nel suddetto Manuale del Servizio della conservazione, e ad eseguire ogni eventuale comunicazione alle competenti Autorità che fosse richiesta in ragione della conservazione delle fatture elettroniche come indicato nel presente Accordo.

Con questa specifica l’Agenzia delle Entrate lascia l’onere delle responsabilità dei documenti che conserva interamente al contribuente, che quindi si troverà a dover assumere un ruolo, quello del Responsabile della Conservazione, che non è solo formale ma richiede competenze tecniche e teoriche specifiche per poter attuare i processi di conservazione e gestione dei documenti informatici, e che sono ben specificati in diverse norme: nel DPCM 13 novembre 2014 e soprattutto nel DPCM 3 dicembre 2013 agli artt. 6 e 7.

  • Invio dei documenti solo manuale

La modalità di acquisizione dei file fattura per la loro presa in carico da parte dell’AdE è descritta al punto 7.1 del manuale del servizio di conservazione e specifica che:

L’invio del file fattura, conforme alle specifiche tecniche, è effettuato dall’utente tramite le funzionalità di upload disponibili sull’area di fruizione dei servizi di fatturazione.

Questo dettaglio sembrerebbe di poco interesse se non fosse che gli strumenti messi a disposizione sul portale Fatture e Corrispettivi permettono il caricamento solo manuale dei file fattura. Ciò non preoccupa chi conta poche fatture al mese, ma può diventare un inconveniente per chi invece si trova, per esempio a fine mese, a dover gestire un numero importante di documenti.

Inoltre, a oggi non risulta nessuna disponibilità di API o possibilità di integrazione con software gestionali, ERP o CRM aziendali.

e… ancora

Inoltre, le fatture verranno conservate dall’AdE per 15 anni, ma la ricerca, la consultazione e l’acquisizione dall’area riservata del portale dell’AdE di fatture emesse e ricevute, scambiate attraverso il SdI, sarà limitato al 31 dicembre dell’anno successivo a quello di trasmissione del documento da parte del SdI (punto 8 del Provvedimento AdE 89757).

Scaduto questo periodo, le fatture di cui si è richiesta la conservazione potranno essere certamente ottenute, rispettando le tempistiche del servizio (fino a 12 giorni di attesa per le fatture non ancora sottoposte ad un processo di conservazione digitale, stando al Punto 7.7 del Manuale della Conservazione).

Questa gestione potrebbe dunque risultare poco pratica per chi avesse necessità di accedere in tempi rapidi ai propri documenti, ricordando il rischio di variazioni in aumento delle suddette tempistiche di produzione dei pacchetti richiesti in caso di attività programmate di manutenzione del sistema o di picchi di gestione non prevedibili.