Documentale Arxivar

La conservazione elettronica a norma è l’insieme di processi organizzativi e procedure informatiche che garantiscono valore legale e fiscale ai documenti informatici nel tempo, eliminando i documenti cartacei.

Secondo il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013 “Regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici(..)” si considerano documenti informatici, sia i documenti nativi digitali, prodotti mediante appositi programmi (PDF, PDF/a, TIFF, XML, ecc), sia documenti cartacei, resi digitali tramite processo di acquisizione informatica (scannerizzazione, foto ecc).

I documenti informatici devono essere conservati mediante “idoneo” sistema di conservazione che assicuri la conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati a essi associati, tramite l'adozione di regole, procedure e tecnologie idonee a garantirne le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità (art.3 Decreto).

ARXivar fornisce una soluzione di Conservazione elettronica a norma in house e in outsourcing che rispetta i parametri d’idoneità definiti dalle nuove regole tecniche.

Conservazione in House

Scegliendo la soluzione “ARXivar Conservazione in House” il cliente decide di avviare la procedura di conservazione elettronica internamente alla sua azienda.

Oltre a fornire la soluzione di conservazione in house, ARXivar supporta il cliente nell'avvio del progetto, che permette di:

formare il gruppo di lavoro sulla nuova normativa,

  • individuare il gruppo di lavoro (responsabile della conservazione, sostituti e delegati);

  • definire il manuale della conservazione;

  • istruire il gruppo di lavoro sulla realizzazione dei pacchetti di versamento, archiviazione e distribuzione.

Sono inoltre disponibili servizi aggiuntivi a corredo della conservazione in house.
Conservazione in outsourcing

La soluzione “conservazione in outsourcing” denominata IXCE, invece, mette a disposizione del cliente un servizio di conservazione a norma esterno all’azienda, accessibile dal cliente tramite portale web dedicato. Scegliendo il servizio IXCE il cliente demanda ad ARXivar tutti gli adempimenti della procedura di conservazione, ARXivar diventa il responsabile della conservazione aziendale e si occupa di creare autonomamente i pacchetti di versamento e archiviazione.

Il cliente in qualsiasi momento, potrà richiedere al Responsabile della Conservazione la generazione di pacchetti di consultazione e distribuzione, da esibire in caso d’ispezione fiscale.
Nel costo del servizio IXCE è compreso anche il manuale della conservazione.

  • NormativaOpen or Close
    • DMEF 17 Giugno 2014

      Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici (...)

    • DL n.66 24 aprile 2014 Misure urgenti per la competitivita' e la giustizia sociale
    • DPCM 3 dicembre 2013 Regole tecniche in materia di sistema di conservazione
    • DMEF n.55 3 aprile 2013 Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche.
  • Domande e RiposteOpen or Close
    Quali documenti possono essere sottoposti a conservazione elettronica a norma?
    • DOCUMENTI CONTABILI: Libro Giornale, Libro Inventari, Libro Cespiti, Registri IVA, Mastri e Partitari, Giornale e Schede di Magazzino, etc.
    • LIBRI SOCIALI: Libro Soci, Verbali CdA e Collegio Sindacale, Libro delle Adunanza, etc.
    • BILANCI: il bilancio d’esercizio, composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa.
    • CICLO ATTIVO E PASSIVO: Fatture/NC/ND, Ricevute e gli Scontrini Fiscali, DDT ed altri documenti simili.
    • DOCUMENTI DOGANALI: (CMR, MRN, DAE), le Bolle Doganali di Importazione se inserite nel Fascicolo Doganale.
    • LE DICHIARAZIONI: Dichiarazione dei Redditi 730 e UNICO, IRAP, LUL, CUD, 770, etc.
    • MODULI: Versamenti (modelli F24, F23).
    Entro quanto tempo i documenti devono essere sottoposti a conservazione e per quanti anni?

    A seconda del tipo di documento il legislatore ha disposto finestre temporali differenti per il completamento del processo di conservazione.

    Entro 90 giorni dalla dichiarazione dei redditi:

    • FATTURA/NC/ND Attive e Passive
    • LIBRO GIORNALE
    • REGISTRI
    • LIBRO INVENTARI
    • LIBRO CESPITI
    • MASTRINI/PARTITARI
    • GIORNALE MAGAZZINO
    Entro fine mese successivo all’emissione:
    • LUL.
    Entro settembre anno successivo:
    • DICHIARZIONI 730-CUD.
    Nessuna scadenza:
    • DDT ATTIVI E PASSIVI.

    Tutti i documenti devono essere conservati per 10 anni